Guest Service Agent (H/F)

Offer description

Assurer un enregistrement et un départ fluides des clients et maintenir, voire dépasser, les standards de l’Hôtel Corinthia.

Signaler tout commentaire, arrivée ou départ de VIP et tout autre problème au cours de la journée au Responsable de la Réception, au Responsable Adjoint de la Réception et au Superviseur de la Réception.

Veiller à ce que les standards de la division respectent et dépassent les normes de qualité établies, et pratiquer la vente incitative et croisée à tout moment.

FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS

-Se tenir informé des dernières tendances et innovations dans l’industrie hôtelière.

-Être attentif aux opportunités d’améliorer la rentabilité du département, par exemple en contrôlant le gaspillage et en étant responsable de l’économie de toutes les utilités et ressources.

-Adopter une approche proactive dans les activités de la réception, anticiper les opportunités de vente potentielles et les préoccupations qui pourraient survenir.

-Soutenir l’exploitation de l’hôtel en période de forte demande.

-Maintenir une communication efficace au sein du département et veiller à ce que le Responsable de la Réception, le Responsable Adjoint et le Réceptionniste Principal soient bien informés de tout problème ou requête.

-Signaler tout problème ou plainte au Responsable de la Réception, au Responsable Adjoint et au Superviseur de la Réception.

-Participer à toute session de formation et/ou réunion du département requise.

-Coordonner avec les autres départements pour assurer une bonne communication et offrir du soutien.

-Maîtriser le Manuel de l’Employé Corinthia et veiller à son application.

-Effectuer les enregistrements et départs selon les exigences spécifiques de l’hôtel.

-Assurer la fonction d’auditeur de nuit lorsque cela est indiqué dans le planning de la réception.

-Vérifier quotidiennement le planning pour être au courant de tout changement de service.

-Coordonner toutes les exigences téléphoniques spéciales pour les clients dans les salles de réunion et les chambres.

-Accueillir et maintenir d’excellentes relations avec les clients et collègues.

-Être présent et prêt à commencer son service à l’heure prévue.

-Accepter et enregistrer les réservations, et vérifier que toutes les instructions ont été correctement saisies dans l’ordinateur.

-Vérifier que toutes les factures des clients sont correctement imputées dans les folios respectifs.

-Contrôler les soldes créditeurs selon le rapport des soldes élevés et veiller à ce que le compte client puisse couvrir toutes dépenses via carte de débit/crédit, espèces ou devises étrangères.

-Vérifier le journal de passation de service, agir selon les besoins et communiquer les informations à l’équipe.

-Travailler selon la liste des tâches du service, assister si nécessaire et s’assurer que tout le travail est terminé à la fin du service et que la liste des tâches est correctement archivée.

-Imprimer les rapports d’urgence de l’hôtel générés par le système hôtelier.

-Vérifier et équilibrer la fin de service. Préparer la réconciliation pour l’auditeur de nuit et s’assurer qu’un contrôle de la caisse soit effectué par le Responsable Adjoint ou le Réceptionniste Principal après chaque service.

-Contrôler et équilibrer selon la norme CHI et enregistrer toute différence positive ou négative.

-S’assurer que l’enveloppe de dépôt de service est correctement remplie selon la norme CHI.

-Émettre et enregistrer les détails des clients souhaitant utiliser le coffre-fort selon les procédures de la réception.

-Veiller à ce que la politique de sécurité des clés soit respectée en tout temps.

-Suivre les instructions du Réceptionniste Principal pour accomplir toutes les tâches quotidiennes selon les procédures de la réception.

-Effectuer les enregistrements et départs des clients et suivre les traces.

-Effectuer l’audit de nuit quotidien selon la liste des tâches.

-Veiller à atteindre les objectifs de la réception concernant la vente incitative, le départ express, les préférences des clients, etc.

-Coordonner avec le Responsable des Relations Clients pour s’assurer que les allocations VIP sont effectuées, que les commodités sont préparées et que les VIP sont accueillis.

-Veiller à ce que l’historique des clients soit correctement maintenu et que chaque séjour soit lié au bon dossier client.

-Veiller à ce que l’ordinateur de l’hôtel soit en bon état et correctement utilisé, et que toute maintenance système soit effectuée avec des sauvegardes régulières.

-Vérifier quotidiennement le rapport des arrivées et s’assurer que les préférences des clients soient prises en compte dans l’allocation des chambres et les commodités.

CONFIDENTIALITÉ

-Dans le cadre de son travail, l’employé aura accès à une grande variété d’informations confidentielles concernant l’entreprise, les clients et les employés.

-Il est impératif que toutes ces informations restent confidentielles et ne soient divulguées à personne en dehors de l’entreprise, des clients et des employés, sauf indication contraire. Veuillez vous référer au Manuel de l’Employé pour les détails complets de la politique.

SANTÉ ET SÉCURITÉ

-Être conscient et se conformer aux pratiques de travail sûres selon la législation sur la santé et la sécurité et selon votre lieu de travail.

-Le port des vêtements de protection appropriés fournis ou recommandés par l’entreprise est obligatoire.

-Signaler toute défaillance dans le bâtiment, les installations ou l’équipement selon la procédure de l’hôtel.

-Signaler immédiatement tout accident impliquant le personnel, les clients ou les visiteurs conformément aux procédures correctes.

-Participer aux formations obligatoires sur le feu, la santé et la sécurité et respecter toutes les règles concernant : Le feu, la santé et la sécurité

-Les réglementations telles que COHSS dans l’Union européenne, relatives au contrôle des substances dangereuses pour la santé

-Les évaluations des risques pour votre département

-Les procédures d’incendie et d’alerte à l’hôtel

AUTRES INFORMATIONS

-Le niveau d’activité de l’hôtel pouvant varier considérablement, il est nécessaire de faire preuve de flexibilité dans l’attitude, l’approche et les horaires de travail.

-La description ci-dessus n’est pas exhaustive. D’autres tâches de nature similaire peuvent être ajoutées temporairement ou de manière permanente selon les besoins.