Cost & Procurement Coordinator (F/H)

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Le/la Coordinateur(trice) Cost Control & Procurement fait partie du département Finance et rapporte directement au Cost Controller (Responsable du contrôle des coûts).

Dans le cadre de ses fonctions, il/elle collabore avec l’Executive Chef, le/la Food & Beverage Manager, le magasinier, les équipes Réception des marchandises et Sécurité, ainsi qu’avec l’ensemble des chefs de département.

Le/la Coordinateur(trice) prépare, enregistre, contrôle et assure le suivi des opérations. Le Cost Controller vérifie les éléments, prend les décisions et donne son approbation finale. La responsabilité de ces deux fonctions reste du ressort du Cost Controller, conformément aux procédures C FN-I1 et C FN-G1P.

RESPONSABILITÉS

1. Contrôle des coûts (Cost Control)

I. Maintenir à jour les recettes, les données des articles et les prix dans le système de gestion des stocks, ainsi que les liens entre les articles de la carte et le système de caisse (POS).

II. Préparer les projets de fiches de calcul des coûts des menus (menu costings) ainsi que les fiches de coûts des événements avant et après leur réalisation (Pre/Post Function Cost Sheets), pour validation avant leur mise en application.

III. Préparer les feuilles d’inventaire, encoder les inventaires mensuels des denrées alimentaires, des boissons et du matériel d’exploitation, effectuer des contrôles ponctuels et préparer les listes préliminaires des écarts ainsi que leur analyse.

IV. Compiler le rapport mensuel de rotation des stocks (Stock Turnover Report) et les rapports de suivi des coûts, pour vérification et diffusion par le Cost Controller.

V. Enregistrer les tests de rendement des produits (Yield Tests) et signaler toute variation dépassant les seuils de référence.

VI. Signaler l’utilisation d’articles ouverts (Open Items) dans le système de caisse (POS), ainsi que tout autre écart par rapport aux normes définies dans la procédure C FN-I1.

2. Achats et approvisionnement (Procurement)

I. Enregistrer les demandes d’achat des chefs de département et vérifier les spécifications, les quantités et les délais nécessaires avant le lancement de la recherche de fournisseurs.

II. Obtenir des devis et constituer les dossiers comparatifs, en veillant à disposer de deux (2) devis pour les achats hors stock inférieurs à 1 000 € et de trois (3) devis pour ceux supérieurs à 1 000 €.

III. Préparer les projets de bons de commande en respectant les prix convenus et les niveaux de stock minimum définis (par stock), et signaler les articles approchant leur seuil de réapprovisionnement.

IV. Assurer le suivi des commandes en attente, des dates de livraison et des capacités de stockage, en coordination avec les fournisseurs, le service Réception des marchandises et le magasin.

V. Signaler les écarts de prix et de quantités entre les bons de commande, les bons de livraison et les factures, et assurer le suivi des notes de crédit une fois celles-ci émises.

VI. Tenir à jour la base de données des prix fournisseurs et les archives des devis, et compiler les rapports mensuels suivants :

• Vue d’ensemble des prix (Price Overview).
• Rapport des écarts de prix (Price Variance).
• État des bons de commande (Purchase Order Status).
• Rapport annuel des achats (Annual Purchase Report).