Attaché Commercial (H/F)

Description de l'offre

Le Kopster Colombes recrute !

Nous recrutons un.e Attaché(e) commercial H/F :

Sous la responsabilité du Directeur d'exploitation, vous aurez pour missions :

1. Organisation et planification des événements

- Recueillir les besoins des clients et élaborer des propositions événementielles sur mesure.
- Assurer la planification des prestations (logistique, restauration, hébergement, technique, décoration, etc.).
- Élaborer les feuilles de route (banquets, plannings, briefs opérationnels).

2. Coordination opérationnelle :

- Assurer la bonne mise en œuvre des événements en coordination avec les équipes internes (cuisine, salle, hébergement, technique).
- Être l’interlocuteur principal du client avant, pendant et après l’événement.
- Gérer les imprévus et garantir la qualité de service en toutes circonstances.

3. Suivi administratif et commercial :

- Élaborer les devis, contrats et facturations en lien avec le service commercial.
- Assurer le suivi budgétaire et veiller à la rentabilité des opérations.
- Mettre à jour la base de données clients et contribuer à la fidélisation.

4. Qualité et satisfaction client :

- Veiller à la conformité des prestations avec les attentes des clients.
- Recueillir les retours clients et mettre en œuvre des actions correctives si nécessaire.
- Proposer des axes d’amélioration de l’offre événementielle.

5. Communication et promotion :

- Participer à la promotion de l’offre événementielle (salons, visites, réseaux sociaux, brochures).
- Collaborer avec le service marketing pour mettre en valeur les événements réalisés.
- Développer un réseau de partenaires et prestataires extérieurs de qualité.

6. Suivi des groupes

- Saisir et suivre les demandes groupes dans le tableau dédié (TO, dates, nombre de chambres, tarifs).
- Mettre à jour l’évolution des statuts de réservation.
- Diffuser le tableau de suivi hebdomadaire aux services concernés (Revenue Management, responsable TO, Direction des ventes).


7. Relance des acomptes

- Éditer le rapport de relance des acomptes sur Opéra et le partager avec le service commercial.
- Répartir les relances entre les segments MICE et TO.
- Effectuer les relances par e-mail et téléphone selon les échéances de paiement.
- Suivre la réception des virements ou justificatifs et les transmettre aux interlocuteurs concernés.
- Mettre à jour Opéra et le statut des réservations.


8. Gestion des rooming lists

- Relancer les clients pour réception des rooming lists (généralement à J-7).
- Vérifier la conformité avec les conditions contractuelles et ajuster si nécessaire.
- Mettre à jour les informations dans Opéra (room & rate grid).
- Partager la rooming list avec la réception et les services concernés.
- Contrôler le montant total de la réservation et effectuer les relances d’acompte si besoin.

9. Coordination opérationnelle

- Collecter auprès des TO les informations logistiques (arrivées, départs, petit-déjeuner, demandes spécifiques).
- Centraliser les informations et réaliser les pages de garde groupes.
- Présenter les groupes de la semaine lors du BEO meeting et mettre à jour les documents si nécessaire.
- Mettre à jour le tableau de suivi des petits-déjeuners (effectifs, lieu, nationalités) et communiquer les créneaux aux TO.

10. Facturation

- Préparer le pré-remplissage du fichier de facturation et récupérer les vouchers.
- Ajuster les données selon les taxes de séjour et les chambres prises en charge par le groupe.
- Réceptionner la facture Opéra et transmettre au TO la facture accompagnée du récapitulatif.