Pastry Shop Administrator (W/M)
Maxime's

Maxime's

  • Siège social : 828-850 Madison Avenue
    New York
  • Secteur d'activité : Finance
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Type de contrat : CDI

Activité : Finance

Expérience demandée : Non renseigné

Pastry Shop Administrator (W/M)

Publié le 10/09/2025

Description de l'offre

  • Support the setup of administrative and operational systems during the launch phase.
  • Respond to customer enquiries and take orders via email and phone, ensuring a high standard of customer service.
  • Liaise with internal stakeholders to ensure accurate and timely fulfilment of customer orders.
  • Produce and maintain the daily production list.
  • Set up and manage the till and EPOS system (Tevalis).
  • Create and update bakery documentation including systems of work, training notes, and operational guides.
  • Maintain and update Health & Safety records, and assist in training staff on procedures and compliance.
  • Enter bakery data into internal systems and assist with reporting and tracking.
  • Manage stock transfers between bakery sites using Tevalis.
  • Input supplier invoices into internal systems and support with credit card reconciliation.
  • Generate Excel reports including charts, tables, lookups, and data visualizations to support business needs.
  • To ensure that working practices are followed to ensure that food safety law is complied with as set by the company and the governmental departments.
  • Allocating/transferring items to the right sites via Tevalis (shops/kitchen/clubs).
  • Reviewing and updating website products and Deliveroo products (ingredients, allergens, etc.).
  • Updating all shop credit card expenses for finance.
  • Assisting with other admin tasks as needed (such as updating/uploading checklists – rotas – etc).
  • To comply with the rules and regulations and terms of your employment as set by the company.
  • To comply with any reasonable request or instruction as required by your line managers, which would form part of your normal working duties.
  • To attend training courses as required.

Profil recherché

  • Previous experience in administration, preferably within a hospitality or retail environment.
  • Willingness to learn new systems and adapt to a developing business.
  • Experience with EPOS systems (e.g. Tevalis) is a plus.
  • Good level of English.
  • Friendly, approachable, and professional.
  • Proficiency in Microsoft Office, especially Excel (formulas, charts, lookups, etc.) and Word.
  • Excellent communication and interpersonal skills.
  • Excellent time management skills with ability to multi-task, prioritize and organize.
  • Capability of daily business management
  • Assisting colleagues in tasks necessary for smooth business operation.
  • A passion for the hospitality service.
  • Experience in high-end luxury environment providing exceptional and memorable service experience.
  • Welcoming and positive attitude with ethics which support our values and culture.

Description de l'entreprise

https://www.vendomtalents.com/image/galleries/maximes-loulou07-1658-hero003

Bienvenue chez Maxime’s, la toute dernière création de l’entrepreneur et propriétaire de clubs renommé Robin Birley, le visionnaire derrière les prestigieux clubs privés londoniens 5 Hertford Street et Oswald’s.

Rejoignez l’équipe de Maxime’s, où l’élégance intemporelle rencontre l’énergie vibrante de New York.

Prévu pour ouvrir début 2025 sur Madison Avenue, New York, Maxime’s perpétuera la tradition d’excellence de la famille Birley, offrant à ses membres et à leurs invités des expériences inégalées dans un cadre alliant confort, discrétion et sophistication.

L’Expérience Maxime’s :

Maxime’s incarne l’esprit d’une maison privée, où chaque membre est accueilli avec professionnalisme, chaleur et attention. De son offre culinaire raffinée à une sélection de vins exceptionnelle, chaque détail est pensé pour célébrer une hospitalité d’exception.

Pourquoi nous rejoindre ?

  • Faites partie d’une ouverture exclusive, alliant l’héritage des plus grands clubs londoniens à l’énergie unique de New York.
  • Travaillez au sein d’une équipe qui valorise l’humilité, la personnalité et la passion pour la création d’expériences inoubliables.
  • Qualité de vie : des horaires réguliers pour un excellent équilibre entre vie professionnelle et personnelle.
  • Avantages complets : repas offerts pendant le service, assurance médicale, dentaire et optique, assurance vie, bien-être, réductions en boutique et activités, ainsi qu’un plan d’épargne retraite.
  • Évoluez dans un environnement qui célèbre l’élégance, le souci du détail et les standards de service les plus exigeants.

 

Votre rôle chez Maxime’s :

Que vous créiez des moments inoubliables dans nos salles à manger, sublimiez notre offre gastronomique et œnologique ou assuriez le bon fonctionnement des opérations en coulisses, votre contribution sera essentielle à notre mission d’excellence.

Entrez dans l’univers de Maxime’s et rejoignez une équipe dédiée à redéfinir l’hospitalité au cœur de Manhattan. Faites partie d’une aventure véritablement exceptionnelle dès le premier jour.

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10-09-2025 • CDI • Maxime's • New Yok
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